Una de las mayores ventajas de usar el sistema de gestión consiste en que los datos que se van introduciendo en cualquiera de los módulos de la aplicación se transfieren automáticamente al resto de los módulos, de manera que pueden contabilizarse de forma muy sencilla.

Las facturas de ventas y compras, los gastos, los cobros y los pagos, pueden ser transferidos para convertirse en asientos contables que podrán consultarse en los libros de cuentas. Para ello, deberá acceder al sistema, seleccionar la empresa con la que desea trabajar, y cargar la pestaña Diario.

La aplicación mostrará el listado del Diario, con todos los asientos del año ordenados por fecha de manera descendente. Así, sin realizar ninguna operación adicional, podrá revisar los últimos asientos, y acceder a su modificación usando el icono con forma de libro abierto de la parte izquierda del asiento correspondiente. Adicionalmente, si necesita acceder a determinados asientos de la contabilidad de la empresa, deberá agregar las condiciones de la búsqueda que necesita realizar en la parte superior del listado, y pulsar el botón Consultar de la barra de herramientas.

Los datos que se van guardando a través de los módulos de Ventas o Compras pueden transferirse de manera sencilla para que se conviertan en asientos contables del diario. Este traspaso de datos es lo que se denomina en el sistema contabilizar, y puede realizarse usando el botón Contabilizar de la barra de herramientas.

La contabilización de asientos contables puede realizarse de forma periódica o siempre que sea necesario, ya que el sistema sólo transferirá a la contabilidad los datos que estén pendientes de traspaso en cada momento. La aplicación le ofrecerá la posibilidad de elegir entre dos opciones Contabilización Preliminar o Contabilizar.

Puesto que la transferencia de los datos de otros módulos a la contabilidad de la empresa puede impedir la modificación de esos datos a través de los formularios de origen, es recomendable asegurarse previamente de que todos los apuntes que aún no han sido importados deben convertirse en asientos contables. Para permitir que el usuario compruebe los datos que se van a transferir antes de completar la operación, la aplicación permite una simulación previa mediante la Contabilización preliminar. Esta opción del menú Contabilizar abre una nueva ventana del navegador, en la que se muestra una vista previa de los datos que se van a traspasar al sistema contable.

Además, en la ventana de la vista previa podrá usar varios botones que le permitirán disponer de esos datos en otros formatos para que pueda revisarlos de forma sencilla. Para ello, podrá usar alguno de los siguientes botones:

Salvar Excel. Usando este botón iniciará el proceso para generar un nuevo archivo de Microsoft Excel con los asientos contables que se van a transferir. La aplicación le solicitará información acerca del nombre y la ubicación con que desea guardar estos datos, y cerrará la vista previa de la contabilización.

Salvar como. Usando este botón iniciará el proceso para generar un nuevo archivo con formato HTML con el listado de los asientos contables que se van a transferir. La aplicación le solicitará información acerca del nombre y la ubicación con que desea guardar estos datos, y cerrará la vista previa de asientos.

Imprimir. Con este botón enviará una copia de la lista de asientos contables a la impresora. La aplicación abrirá el cuadro de diálogo Imprimir para que seleccione la impresora que desea utilizar, el número de copias o la calidad de la impresión. Cuando configure la impresión, deberá pulsar el botón Imprimir para obtener las copias en papel, y el sistema volverá al listado de asientos contables.

Cancelar. Con este botón anulará el proceso de impresión, y volverá al listado general del Diario.

Debe tener en cuenta que es aconsejable seleccionar un nombre y ubicación para los archivos de datos externos generados con esta herramienta de impresión, que le ayuden después a identificar su contenido, y a distinguir este listado de otros parecidos.

Una vez que haya revisado los datos que se van a transferir y haya realizado las modificaciones necesarias, podrá usar la opción Contabilizar para pasar los datos pendientes de traspaso al diario de asientos contables.

Para evitar que se transfieran datos por error al pulsar la opción Contabilizar, el sistema mostrará un cuadro de diálogo para pedir confirmación para la operación que se va a realizar, y avisar de que puede tratarse de un proceso que dure varios minutos. Para completar el traspaso, ya sólo tendrá que pulsar el botón Aceptar, y esperar a que la aplicación finalice la contabilización.

Una vez que termine la contabilización de asientos pendientes, podrá consultarlos en la lista del diario, y modificarlos usando los botones con forma de libro abierto de la primera columna de la tabla.