Para que el sistema de gestión pueda cuadrar la contabilidad de la empresa con todos los datos reales, es necesario registrar cada pago y cada cobro que se realice, ya sea por caja o a través de gestores. Gran parte de los registros contables se irán generando automáticamente a medida que se introducen datos como las facturas que se emiten para los clientes, o los pagos a los proveedores. Pero otros datos es necesario registrarlos manualmente, como el dinero que se adelanta a los empleados para el pago de gastos relacionados con el desempeño de su trabajo, o en concepto de adelanto del pago de la siguiente nómina.

Para registrar en el sistema de gestión un nuevo anticipo es necesario acceder a la Gestión de la Empresa, cargar el módulo Empleados y acceder a la pestaña Anticipos. La aplicación mostrará en pantalla un listado con todos los anticipos realizados en el año en curso, para que puedan consultarse o modificarse.

En el sistema de gestión es posible registrar dos tipos de anticipo:

Anticipo de Gastos. Debe configurar este tipo de anticipo cuando se adelante dinero a los empleados para el pago de gastos relacionados con el desempeño de su trabajo. Este tipo de adelantos no necesitan ser devueltos por los empleados, ya que son gastos de la empresa que debe cubrir el trabajador. Para registrar el detalle estos gastos, y que se compensen con los adelantos realizados, deberá registrar cada gasto realizado a través de la pestaña Gastos del módulo Empleados.

Para registrar un nuevo anticipo, primero deberá seleccionar el Empleado y el tipo de Anticipo que se va a registrar. A continuación, pulse el botón Nuevo Anticipo de la barra de herramientas. Se abrirá el formulario Añadir Anticipo de Nómina o de Gasto para que complete los siguientes campos:

Importe del anticipo. En este cuadro debe teclear el importe exacto del adelanto que se ha realizado al empleado.

Una vez que complete estos campos, deberá pulsar el botón Guardar para que se graben los datos del anticipo.

Al acceder a la pestaña Anticipos del módulo Empleados, la aplicación muestra un listado de todos los anticipos de Nómina registrados en el año en curso, y ordenados por su fecha. Además, incluye un resumen con el importe acumulado de los anticipos realizados. Para revisar sólo algunos datos de esa lista, podrá seleccionar el Año, el Empleado o el Tipo de anticipo que está buscando. Después, pulse el botón Consultar para mostrar en la lista sólo los anticipos que cumplan esos criterios. Si seleccionó Anticipos de Nóminas, en el listado resultante figurarán sólo los anticipos de ese tipo. Además, la aplicación muestra el resumen del Total anticipado a los empleados en ese año, y el importe que aún está Sin devolver.

Si seleccionó Anticipos de Gastos, en el listado resultante figurarán el resumen del Total anticipado a los empleados en ese año, y el Saldo a favor de la empresa/empleado.

Los anticipos de nóminas se devuelven total o parcialmente en las siguientes nóminas a la fecha del anticipo. Para ello, debe usar el campo Devolver anticipo del formulario Modificación de nóminas. Los importes que se configuren en ese campo de la nómina se irán restando del anticipo realizado hasta que se compensen ambas cantidades en el sistema. Una vez que el anticipo esté devuelto en su totalidad, la aplicación mostrará Devolución completa en el resumen del listado de anticipos del empleado.

Los anticipos de gastos se compensan total o parcialmente de forma automática con los gastos realizados por el empleado que se registren usando la pestaña Gastos del módulo Empleados.

El sistema realiza un sumatorio acumulado de esos gastos y los compara con los anticipos de gastos realizados a ese empleado. El resultado de esa compensación se muestra en el formulario de anticipos como el Saldo a favor de la empresa/empleado.