Para que el sistema de gestión pueda incluir dentro de la contabilidad de la empresa las nóminas de los empleados, será necesario dar de alta a esos trabajadores en la base de datos del sistema, y crear una nómina para ellos, de modo que se concreten la cuantía de cada uno de los pagos e impuestos que les correspondan.
Después, deberá replicar o generar cada nueva nómina siguiendo la periodicidad necesaria. Una vez que se emitan estos documentos, será posible registrar el pago a los empleados.
Pagar una nómina
Para reflejar en el sistema el pago de las nóminas emitidas, primero deberá cargar la lista de nóminas. Para ello, debe acceder a la Gestión de la empresa y cargar el módulo Empleados.
En el listado de nóminas, aparecerán todas las nóminas emitidas en ese año ordenadas por su fecha de emisión. En esa lista, sólo las nóminas que ya están pagadas tendrán completa la columna Pago, ya que los datos de este campo se completan automáticamente al registrar el pago.
Para iniciar el proceso de pago deberá pulsar el botón Registrar Pagos, y configurar las opciones de los pagos que desea generar.
Los campos que deberá completar en el formulario Registrar pagos son el Tipo de Nómina y el Año y mes de los pagos que desea realizar. A continuación, deberá pulsar el botón Aceptar para mostrar todas las nóminas pendientes de pago que correspondan a esos datos.
La aplicación abrirá el formulario Registrar pago de nóminas para que complete los datos necesarios para que se graben correctamente los pagos que desea realizar. Concretamente deberá completar los siguientes campos:
Modo de pago. En este campo deberá seleccionar la forma de pago para las nóminas, y completar en el cuadro de lista anexo el Medio de pago.
Fecha de pago. Día en el que se han producido los pagos de nóminas que está registrando.
Formato de fecha: Recuerde que en este campo deberá introducir la fecha con el mismo formato que aparece en la lista, es decir, dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa.
Selección de nóminas. Se trata de una lista de todas las nóminas de empleados emitidas para el Mes y Año elegido. Para seleccionar cualquiera de esas nóminas deberá marcar la casilla de verificación de la fila correspondiente.
Marcar todas las nóminas: En caso de que desee seleccionar todas las nóminas de la lista, podrá marcar la casilla de verificación de la fila de encabezados de la tabla. Al hacerlo, la aplicación marcará automáticamente las casillas de todas las filas de la lista.
Cuando finalice la configuración del formulario Registrar pago de nóminas, deberá pulsar el botón Aceptar para completar el proceso. El sistema mostrará la lista de nóminas y completará automáticamente el campo Pago de las filas elegidas, con la fecha seleccionada para el pago.
Modificar nóminas pagadas
Una vez que se ha registrado el pago de una nómina, ésta no debería modificarse, aunque la aplicación lo permite. Al acceder al formulario de modificación de una nómina cuyo pago ya se ha registrado, el sistema muestra un mensaje de advertencia con esa información.
No obstante, como es posible que la nómina contuviera errores que desee reparar, podrá realizar cambios en el formulario y guardarlos. Al hacerlo, la aplicación eliminará la fecha del campo Pago, y anulará el registro del pago de esa nómina. Posteriormente, para que se contabilice el pago de esa nómina deberá repetir el proceso de pago completo para ese empleado.
No olvide qué...
Sólo es posible registrar el pago de nóminas que ya han sido emitidas.
Para seleccionar todas las nóminas de la lista de registro de pagos, deberá marcar la casilla de verificación de la fila correspondiente al encabezado de la tabla.
Si modifica los datos de una nómina que ya ha sido pagada, deberá repetir el registro de su pago.
