Una de las principales ventajas de utilizar un sistema informatizado para el registro de la información contable de la empresa, es que facilita el acceso a los datos y que permite la gestión en línea de la información con la administración tributaria. El sistema de gestión incluye herramientas para la tramitación documental y para la presentación telemática de los impuestos correspondientes. Para ello, sólo tendrá que acceder al Sistema Contable y cargar el módulo Impuestos.De esa forma, accederá a una serie de pestañas que le permitirán la tramitación de diferentes formularios estandarizados de impuestos asociados a la actividad de la empresa. En esta tarea nos centraremos en la revisión de las herramientas del sistema para generar declaraciones de IVA para su envío telemático. Para ello, accedemos a la pestaña IVA 303.

La aplicación abrirá un nuevo formulario con los datos contables de la primera declaración de IVA del año en curso, organizados en el Modelo 303 de la Agencia Tributaria.

Las declaraciones de IVA se van completando automáticamente para cada trimestre en que la empresa tenga actividad, ya que el sistema va recabando los datos del resto de los módulos para extraer la información necesaria. Para consultar los datos relativos a declaraciones que ya han sido guardadas o presentadas ante la administración, podrá usar los siguientes campos como criterios de búsqueda:

Ejercicio. En este desplegable podrá seleccionar el año fiscal cuyos datos desea revisar.

Periodo. Puesto que las declaraciones de IVA se presentan trimestralmente, para poder afinar la búsqueda, en este campo podrá elegir el Trimestre cuyos datos necesita revisar.

Una vez que seleccione el Ejercicio y el Periodo, debe pulsar el botón Información Contable para consultar las declaraciones almacenadas en el sistema. Entonces, podrá desplegar la lista Declaraciones del Periodo, para seleccionar una de las declaraciones de IVA existentes para el año y trimestre elegidos.

Aunque los datos de las declaraciones de IVA se vayan completando automáticamente, para que la información relativa a una declaración quede definitivamente guardada es necesario registrarla.

Para ello, primero debe consultar la información contable que el sistema recopila, seleccionando el Ejercicio y Periodo, y después pulsando el botón Información Contable. De esta manera, el sistema le presentará en pantalla un modelo de declaración del periodo elegido, ya cumplimentado con los datos contables reales de la empresa.

Después, para generar a partir de este formulario una nueva declaración, deberá pulsar el botón Nueva Declaración.

Al acceder al formulario de registro de la declaración, el sistema permitirá la edición de los datos que ya han sido automáticamente incluidos en esa declaración, para que pueda realizar las modificaciones necesarias.

Una vez que termine de revisar la información del Modelo 303 ya cumplimentado, y realice los cambios, deberá pulsar el botón Guardar para que esos datos se almacenen en el sistema como una nueva declaración.

En este momento, la nueva declaración almacenada puede seguir editándose, imprimirse, o enviarse por vía telemática para completar el proceso. Después, puede seguir trabajando en cualquier otra actividad en el sistema. Podrá volver a mostrar en pantalla la declaración que está pendiente de presentación en cualquier momento, seleccionando su Ejercicio y Periodo, y eligiendo de la lista desplegable la declaración guardada.

Una vez que una declaración ha sido guardada, podrá iniciarse el proceso para su presentación telemática. Para ello, deberá cargarla en pantalla, y pulsar el botón Declaración telemática.

Al hacerlo, el sistema generará un archivo que será el que deba presentar cuando se conecte a la oficina virtual de la Agencia Tributaria. Para que los datos se almacenen correctamente, la aplicación abrirá un cuadro de diálogo en el que deberá configurar el nombre y la ubicación en la que desea guardar el archivo.

Para completar el proceso de presentación, deberá conectarse a la página web de la Agencia Tributaria para enviar el archivo generado por el sistema.