Uno de los documentos que con mayor frecuencia deberá manejar en su trabajo son las facturas de la empresa, ya sean de ventas o de compras. Para consultar, modificar o crear nuevas facturas de compras en el sistema de gestión, deberá acceder a la Gestión de la empresa, y cargar el módulo Compras.
El sistema mostrará en pantalla el listado de todas las facturas registradas en el año en curso, ordenadas por la fecha de emisión.
Método para crear una nueva factura
Desde el listado de facturas, primero debe seleccionar el proveedor al que se ha efectuado la compra, y después desplegar el menú Nuevo y seleccionar Compra. En el área de trabajo de la aplicación, se abrirá el formulario Añadir compra con los datos del proveedor elegido, y listo para agregar los datos específicos de la nueva factura.
Los datos generales
En el encabezado de la factura se incluyen campos con datos generales, que serán aplicables a toda la factura. El sistema completa automáticamente algunos de ellos como los datos del Proveedor y la Fecha de emisión de la factura.
Además, deberá registrar manualmente el Número de Factura y Descripción del documento, de forma que coincida con la factura emitida por su proveedor.
Campos obligatorios: Los datos esenciales para una factura son los datos del proveedor, el número, la descripción, y al menos un artículo en la lista de productos facturados.
Asimismo, para cada factura podrá completar algunos campos de entrada opcional, pero que pueden resultarle muy útiles para detallar toda la información relativa a la factura:
Tipo de factura. En este campo puede elegir si se trata de una factura de compra Normal, de una de Abono, o una factura Cancelada. Si la factura es de Abono el importe aparecerá con signo negativo.
Retención. Si marca esta casilla, la aplicación le ofrecerá la posibilidad de seleccionar el porcentaje de retención practicada por el proveedor de esta factura.
Los apuntes
Cuando haya completado los datos generales, podrá pasar a rellenar los apuntes con los datos específicos de los productos comprados en esta factura, en la mitad inferior del formulario.
Cada factura debe contener como mínimo una fila de apuntes. En cada una de ellas, puede completar los siguientes campos:
Campos obligatorios: Los campos que debe rellenar obligatoriamente con algún valor, aparecen marcados en el sistema con un asterisco.
IVA: debe seleccionar el porcentaje de IVA aplicado por el proveedor.
Detalle de gasto: En este campo debe seleccionarse el tipo de gasto al que corresponde la factura que está registrando. Para acceder a los tipos de gasto disponibles, debe hacer clic sobre el icono en forma de página que se encuentra en ese campo.
El sistema abrirá una nueva ventana con dos marcos: en el superior deberá seleccionar el tipo de gasto que está registrando, y en el inferior el detalle explicativo que le corresponda. Las facturas de compras pueden ser de tipo Gasto o Suplido. En caso de que seleccione la opción Suplido, en el marco inferior deberá seleccionar el proveedor para el que se ha emitido la factura.
Suplido de facturas: Las facturas de tipo Suplido son aquellas que se generan en los pagos por cuenta de terceros. En un suplido intervienen un cliente, un acreedor y un intermediario. El acreedor presta un servicio al cliente y emite una factura a su nombre. El intermediario paga la factura al acreedor y emite un suplido al cliente. El suplido que el intermediario emite debe ir acompañado de la factura original que él ha pagado.
Concepto: Este campo lo completa el sistema automáticamente con el texto que se definió en la Descripción general de la factura, aunque es posible editarlo y teclear en su lugar la información que defina el concepto de ese apunte de la factura.
UDS: Se trata del número de unidades del producto o servicio comprados que se van a cargar en la fila.
P/UNID: En este campo, debe teclear el precio unitario del concepto que se va a cargar en ese apunte.
DTO.: Se trata de un valor numérico que sirva para calcular el descuento que se aplicó al concepto que se está registrando.
IMPORTE: Por último, en esta celda debe teclear el valor resultante de multiplicar el número de unidades por el precio unitario.
Cuando acabe de introducir todos los datos de un apunte, y desee introducir el siguiente, sólo tiene que hacer clic con el ratón en el botón triangular de la última columna.
Asimismo, si desea eliminar un apunte, puede usar el botón de aspa de esa fila.
Guardar la factura
Una vez que termine de teclear todos los datos de la nueva factura, y haya agregado todas las filas necesarias, deberá pulsar el botón Guardar para que los datos se almacenen en la base de datos de la empresa.
Verificación de errores: Al guardar los datos el sistema verifica que los datos de la factura son válidos, y en caso de que detecte algún error le informará de ello, y no almacenará los datos hasta que no se corrija y vuelva a guardarse.
Para finalizar, el sistema mostrará en pantalla información de resumen de la nueva factura, como el Importe del
IVA o el importe Total de la factura, así como el nombre de la Carpeta y del Documento con el que se ha guardado la factura, para que después pueda localizarla fácilmente.
Una vez que revise esta información, podrá continuar trabajando con todas las facturas del proveedor, pulsando el botón Volver.
Crear una nueva factura a partir de otra
Por otra parte, el sistema de gestión le ofrece la posibilidad de crear nuevas facturas a partir de los datos de otra que ya existe. Esta opción es muy útil a la hora de contabilizar las facturas recibidas por gastos como el alquiler, o cualquier otro que se reciba periódicamente, y por el mismo importe.
Para ello, primero deberá acceder a la modificación de la factura existente, y después pulsar el botón Replicar.
Modificar facturas de compra: Puede consultar el método para modificar una factura existente, en la tarea correspondiente.
El sistema generará un nuevo formulario de factura con los datos de la factura elegida. En ese formulario, podrá modificar los datos que considere necesarios, como la fecha de emisión o vencimiento, el concepto, o el número de unidades compradas.
Una vez que complete la modificación de esta factura replicada, sólo tendrá que pulsar el botón Guardar para grabar los datos del nuevo documento. Aunque haya partido de una factura existente para crear la nueva, la aplicación le asignará automáticamente un nuevo número de factura correspondiente al nuevo documento.
No olvide qué...
Algunos campos del formulario son opcionales.
Para añadir un nuevo apunte, debe hacer clic en el botón triangular.
Para eliminar un apunte, debe hacer clic en el botón con forma de aspa de esa fila.
Debe guardar la factura cuando acabe de crearla.
